1. Vì sao cần dự toán ngân sách thuê văn phòng?

Thuê văn phòng là bước quan trọng trong quá trình phát triển doanh nghiệp. Tuy nhiên, nhiều công ty chỉ tập trung vào giá thuê niêm yết theo m², mà quên mất còn rất nhiều chi phí ẩn có thể khiến ngân sách đội lên đáng kể.

Việc dự toán kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp:

• Tránh phát sinh ngoài tầm kiểm soát.

• Tối ưu dòng tiền trong 2–3 năm hợp đồng.

• Lựa chọn văn phòng phù hợp với khả năng tài chính dài hạn.

2. Những khoản chi phí cần tính trong dự toán

2.1. Giá thuê văn phòng

Đây là chi phí cơ bản, thường được tính theo USD/m²/tháng. Tùy hạng văn phòng (A, B, C) và vị trí, giá thuê có thể dao động từ 8–25 USD/m².

2.2. Phí dịch vụ tòa nhà

Khoản này bao gồm:

• Vệ sinh khu công cộng.

• Bảo vệ 24/7.

• Điện hành lang, thang máy.
  Thông thường từ 1.5 – 3 USD/m²/tháng và chưa bao gồm điện điều hòa.

2.3. Điện, nước, internet

• Điện điều hòa thường tính riêng, có thể chiếm 20–30% chi phí vận hành.

• Nước, internet và các dịch vụ phụ trợ cần dự tính trong ngân sách hàng tháng.

2.4. Phí gửi xe

Đây là chi phí dễ bị bỏ quên, đặc biệt ở các tòa nhà trung tâm. Mức phí dao động:

• Xe máy: 100.000 – 150.000 VNĐ/tháng.

• Ô tô: 1.500.000 – 2.500.000 VNĐ/tháng.

2.5. Chi phí setup & thi công nội thất

Doanh nghiệp thường phải đầu tư thêm:

• Thiết kế nội thất, vách ngăn, bàn ghế.

• Thi công hệ thống điện, mạng.
  Tùy nhu cầu, chi phí có thể từ vài trăm nghìn đến vài triệu đồng/m².

2.6. Chi phí phát sinh khác

• Phí quản lý ngoài hợp đồng.

• Phí sửa chữa khi trả mặt bằng.

• VAT (10%) áp dụng cho hầu hết dịch vụ.

3. Những “chi phí ẩn” dễ bị bỏ qua

• Thời gian miễn phí setup: không phải tòa nào cũng hỗ trợ, nếu không tính kỹ sẽ mất thêm 1–2 tháng thuê.

• Chi phí bảo trì thiết bị: như điều hòa, hệ thống điện.

• Chi phí nâng cấp dịch vụ: khi doanh nghiệp mở rộng hoặc thay đổi nhu cầu.

Đây chính là các khoản ẩn có thể khiến ngân sách tăng thêm 10–20% so với dự tính ban đầu.

4. Lời khuyên để kiểm soát ngân sách thuê văn phòng

• Luôn yêu cầu bảng giá chi tiết từ chủ tòa nhà hoặc đơn vị tư vấn.

• Đàm phán ưu đãi hợp đồng dài hạn: miễn phí tiền thuê 15–30 ngày hoặc hỗ trợ setup.

• Tính thêm 10–15% dự phòng cho các chi phí phát sinh.

• Nhờ các đơn vị trung gian như Gems Office hỗ trợ so sánh, để chọn được văn phòng tối ưu chi phí.

5. Kết luận

Dự toán ngân sách thuê văn phòng không chỉ dừng ở giá thuê theo m², mà còn phải tính đến phí dịch vụ, điện nước, gửi xe, setup nội thất và các chi phí ẩn khác.

Doanh nghiệp càng chuẩn bị kỹ, càng dễ kiểm soát dòng tiền và lựa chọn được không gian làm việc phù hợp, tiết kiệm và bền vững cho chiến lược dài hạn.