Hiện nay, nhu cầu sử dụng mô hình văn phòng ngày càng nhiều, cùng với đó là sự phát triển của nhiều đơn vị cho thuê, tuy nhiên có rất nhiều yếu tố phát sinh trước khi thuê được một văn phòng ưng ý. Sau đây là những lưu ý để các đơn vị nhanh tìm được cho mình 1 văn phòng hợp lý.
Những lưu ý khi thuê văn phòng tại Hà Nội.

1. Xác định chi phí thuê.

Để nhanh chóng tìm được 1 văn phòng phù hợp chúng ta nên xác định trước khoản kinh phí để thuê văn phòng. Nên dự trù khoản kinh phí mặt bằng và khoản chi setup văn phòng, như vậy có thể chọn thuê những loại văn phòng hạng a, hạng b, hạng c, văn phòng cao cấp… tùy thuộc vào nguồn ngân sách. Khoản chi phí này cần được tính toán và hạch toán để đảm bảo được tính pháp lý trong hoạt động của doanh nghiệp.

2. Vị trí văn phòng

Khi đi thuê văn phòng chúng ta luôn hướng đến 1 vị trí thuộc khu trung tâm, giao thông thuận tiện, nếu như là một văn phòng kinh doanh, dịch vụ thì cần đến những khu vực mà có thể đáp ứng được nhu cầu có thể tiếp thị sản phẩm. Vì vậy chọn những điểm có giao thông thuận tiện, sạch sẽ, đầy đủ ánh sáng và có các dịch vụ phổ biến, khu vực tập chung nhiều văn phòng là điều cần thiết.

Vị trí cũng cần lưu ý đến yếu tố phong thủy: Bạn cần xác định được vị trí văn phòng làm việc đảm bảo đươc yếu tố thông thoáng, không khí lưu thông tốt để có thể đem lại may mắn thuận lợi trong công việc.

3. Diện tích sử dụng trong văn phòng.

Để tính toán được diện tích khi thuê văn phòng, doanh nghiệp cần lên phương án thiết kế đầu tiên để tối ưu diện tích sử dụng. Sau đó là số lượng nhân viên hiện tại và kế hoạch phát triển quy mô hoạt động của công ty. Diện tích phù hợp của 1 nhân viên văn phòng là khoảng 4m2/người. Vì vậy để tiết kiệm diện tích chúng ta nên thuê văn phòng là sàn thông, vuông vắn, ít góc khuất.

4. Các dịch vụ khi thuê văn phòng.

Khi đã xác định được khoản chi phí thuê, thì doanh nghiệp cần nắm được các dịch vụ đi kèm của đơn vị cho thuê để tránh trường hợp phát sinh kinh phí. Thông thường 1 văn phòng phí dịch vụ bao gồm, chi phí quản lý, phí bảo vệ tòa nhà, bảo trì tòa nhà, tiếp tân, vệ sinh,… những khoản phí này khi đi thuê nên làm rõ ngay từ đầu. Ngoài ra còn có phí điện, nước và phí gửi xe tuy nhiên những khoản phí này sẽ tùy thuộc và mức độ tiêu dùng.

5. Thống nhất hợp đồng.

Nếu như các điều khoản và giá cả đã được trao đổi và thống nhất vậy bạn cần phải chốt lại thông qua hợp đồng thuê văn phòng sao cho đáp ứng được những nhu cầu về mặt pháp lý. Việc làm rõ những yếu tố pháp lý còn giúp cho bạn thuận tiện trong việc hạch toán chi phí thuê văn phòng, liên quan đến các yếu tố thuế, pháp luật.

Kết Luận: Trên đây là những yêu tố quan trọng khi thuê văn phòng mà Gems Office đưa ra để khách hàng tham khảo, nếu như bạn có khó khăn trong việc tìm kiếm văn phòng cũng như trọng các điều khoản dịch vụ thì hãy liên hệ với Gems để được hỗ trợ và tư vấn miễn phí.