Phí dịch vụ, phí quản lý văn phòng là gì?

Phí dịch vụ quản lý văn phòng là khoản phí định kỳ doanh nghiệp phải trả cho chủ đầu tư để duy trì việc cung xấp các dịch vụ và tiện ích trong tòa nhà. 

Chi phí này là tổng chi phí mà chủ đầu tư, chủ sở hữu hoặc người quản lý toàn nhà phải bỏ ra để duy trì hoạt động của tòa nhà, bao gồm các chi phí cho dịch vụ quản lý, bảo trì, sửa chữa, an ninh, vệ sinh, điện, nước, điều hòa và các chi phí khác liên quan.

Phí dịch vụ văn phòng cho thuê gồm những gì?

Sau khi đã hiểu thêm về định nghĩa phí dịch vụ văn phòng là gì, GEMS Office sẽ cùng bạn khám phá xem phí dịch vụ văn phòng cho thuê bao gồm những khoản mục nào trong phần tiếp theo của bài viết.

Thông thường, phí dịch vụ văn phòng cho thuê sẽ bao gồm các khoản phí sau đây:

1. Phí tu sửa, bảo dưỡng, nâng cấp tòa nhà văn phòng: trong đó có các hạng mục như nội thất, kiến trúc, hệ thống điện nước, Internet, thang máy (chở người và hàng hóa), hệ thống đèn, thiết bị báo cháy, hệ thống điều hòa trung tâm…
2. Dịch vụ vệ sinh văn phòng, phòng vệ sinh, chăm sóc không gian cây xanh trong văn phòng.
3. Dịch vụ lễ tân: Tiếp khách, hỗ trợ nhận và giao bưu phẩm…
4. Dịch vụ an ninh, bảo vệ tòa nhà.

Ngoài ra, ở một số tòa nhà, chủ đầu tư còn tính những khoản chi phí dưới đây gộp vào phí dịch vụ văn phòng mà doanh nghiệp phải trả hằng tháng.

5. Phí vận hành tòa nhà: Khoản phí này chủ yếu được sử dụng để chi trả lương cho bộ phận nhân sự quản lý tòa nhà.
6. Phí bảo hiểm: Khoản này được sử dụng nhằm đề phòng những tình huống bất trắc có thể xảy ra với doanh nghiệp khi thuê và sử dụng văn phòng (như hỏa hoạn, thiên tai…)
7. Phí dịch vụ ngoài giờ: Trong trường hợp văn phòng bạn có nhân viên làm ngoài giờ, chủ đầu tư tòa nhà có thể tính phụ phí cho doanh nghiệp bạn. Khoản phụ phí này bao gồm tiền điện, nước (chủ yếu tăng do lượng điện hao phí bởi điều hòa) và được gộp vào phí dịch vụ văn phòng.

Công thức tính phí quản lý tòa nhà văn phòng

Phí dịch vụ quản lý văn phòng thường được tính theo công thức sau:

Phí quản lý = Diện tích sử dụng x Đơn giá phí quản lý

Trong đó: 

• Diện tích sử dụng: là diện tích thực tế mà doanh nghiệp thuê để làm văn phòng trong tòa nhà, không tính khu vực chung như hành lang, thang máy, WC, sảnh, lễ tân…
• Đơn giá phí quản lý: là mức giá mà chủ sở hữu hoặc người quản lý tòa nhà đưa ra để thu từ các khách hàng thuê văn phòng. Đơn giá phí quản lý có thể tỏa thuận giữa hai bên hoặc được niêm yết công khai. Đơn giá phí quản lý thường được tính theo đơn vị tiền Việt Nam (VND) hoặc đô la Mỹ (USD) trên mỗi mét vuông sử dụng trong một tháng.

Tham khảo chi phí quản lý tòa nhà hiện nay

Phí quản lý tòa nhà cho thuê văn phòng thường có sự biến đổi về mức già, dao động từ 3000 đến 20.000 đồng/m2/tháng. Các dựa án quản lý tòa nhà sữ thường điều chỉnh mức phí này dựa trên tình hình thực tế tại từng dự án cụ thể. Tuy nhiên, ở các tòa nhà văn phòng thuộc phân khúc giá rẻ, mức phí thường duy trì từ khoảng 3000 đến 5000 đồng/m2/tháng.

Theo Savills Vietnam, chi phí dịch vụ quản lý tòa nhà văn phòng ở Việt Nam hiện nay dao động từ 1 USD/m2/tháng đến 6 USD/m2/tháng, tùy thuộc vào loại hình, vị trid, chất lượng và tiêu chuẩn của tòa nhà. Cụ thể, chi phí quản lý theo từng loại hình tòa nhà văn phòng như sau: 

• Phí quản lý tại các tòa nhà hạng A khoảng $5 – $7/m2/tháng, tức giao động trong khoảng 10% phí thuê văn phòng hạng A

• Phí quản lý tại các tòa nhà hạng B khoảng $3 – $5/m2/tháng, tức giao động trong khoảng 10% phí thuê văn phòng hạng B
• Phí quản lý tại các tòa nhà hạng C thường được gộp vào phí thuê. Nếu tính riêng, phí dịch vụ không vượt quá 10% phí thuê văn phòng.
• Với văn phòng trọn gói, phí dịch vụ văn phòng thường được gộp luôn vào chi phí thuê văn phòng hằng tháng.

Phí quản lý được tính bắt đầu từ khi nào?

Phí quản lý được tính bắt đầu từ khi doanh nghiệp bắt đầu sử dụng văn phòng trong tòa nhà, không phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng văn phòng.

Ví dụ: Doanh nghiệp A ký hợp đồng thuê văn phòng trong tòa nhà B vào ngày 01//01/2024, nhưng chỉ bắt đầu sử dụng văn phòng vào ngày 15/01/2024. Vậy doanh nghiệp A chỉ phải trả phí quản lý cho chủ tòa nhà B từ ngày 15/01/2024 trở đi, không cần trả cho thời gian từ ngày 01/01/2024 đến 14/02/2024.

Những yếu tố ảnh hưởng đến phí quản lý

Phí quản lý tại các tòa nhà văn phòng có thể bị ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố khác nhau, trong đó có 3 yếu tố chính là:

• Diện tích thuê: diện tích thuê càng lớn, phí quản lý càng cao và ngược lại. Tuy nhiên, một số tòa nhà văn phòng có thể áp dụng mức giá ưu đãi cho các doanh nghiệp thuê diện tích lớn, để khuyến khích việc sử dụng hiệu quả không gian tòa nhà.
• Thị trường: thị trường càng sôi động, nhu cầu thuê văn phòng càng cao, phí quản lý càng cao và ngược lại. Ngoài ra, thị trường cũng có sự chênh lệch giữa các khu vực, thành phố và tỉnh thành.
• Các dịch vụ kèm theo: là các dịch vụ quản lý cơ bản của tòa nhà văn phòng. Các dịch vụ kèm theo càng nhiều và đa dạng, phí quản lý càng cao. Tuy nhiên, một số doanh nghiệp có thể không sử dụng hoặc không cần đến những dịch vụ kèm theo này.

Hy vọng những thông tin mà chúng tôi chia sẻ trên đây về định nghĩa phí dịch vụ, phí quản lý văn phòng cho thuê và các các khoản phí mà nó bao gồm sẽ giúp ích nhiều cho doanh nghiệp bạn trong quá trình tìm hiểu và lựa chọn địa điểm đặt văn phòng, trụ sở phù hợp. Cảm ơn bạn đã quan tâm theo dõi bài viết.