TẬP ĐOÀN GEMS GROUP

ĐI THUÊ VĂN PHÒNG CẦN LƯU Ý NHỮNG GÌ? Admin

1. Cụ thể hóa nhu cầu thuê văn phòng

Để tìm văn phòng phù hợp, doanh nghiệp cần đặc điểm nhu cầu thuê một cách chi tiết. Bằng cách này, họ có thể nhanh chóng tìm được không gian làm việc phù hợp mà không phải lãng phí thời gian xem xét nhiều lựa chọn không phù hợp. Đối với việc xác định tiêu chí thuê văn phòng, quan trọng là ưu tiên những yếu tố quyết định, phân biệt chúng với những yếu tố khả thi hoặc tìm kiếm các giải pháp thay thế. Ví dụ, nếu một công ty công nghệ thông tin muốn văn phòng cho làm việc ngoài giờ và tọa lạc tại vị trí phát triển thương hiệu, họ nên chọn các tòa nhà có thể làm việc 24/24 hoặc miễn phí làm việc ngoài giờ nếu việc làm ngoài giờ là ưu tiên hàng đầu. Trong khi đó, nếu ưu tiên là địa điểm xây dựng thương hiệu, họ có thể xem xét các tòa nhà có cơ sở vật chất tốt, nằm trên trục đường chính, và có thể thu phí ngoài giờ nhưng vẫn nằm trong ngân sách dự kiến của công ty.

2. Mong muốn phù hợp với khả năng chi trả

Chi phí của việc thuê văn phòng không chỉ bao gồm giá thuê mà còn nhiều khoản phí khác như điện, nước, quản lý, và giữ xe. Nếu ngân sách của công ty là 20 triệu mỗi tháng, thì việc lựa chọn văn phòng có giá thuê từ 15 đến 18 triệu mỗi tháng là phù hợp. Điều này là do tính toán cẩn thận là cần thiết để tránh tăng chi phí dự kiến của công ty, đặc biệt là khi tỷ lệ tăng giá thuê văn phòng thường dao động khoảng 10% mỗi năm.

3. Dự trù tốc độ tăng trưởng nhân sự

Hợp đồng thuê văn phòng thường kéo dài từ 1 đến 5 năm, vì vậy các doanh nghiệp cần xem xét khả năng thay đổi nhân sự khi lựa chọn không gian văn phòng. Điều này giúp họ dự trù diện tích cần thiết, tránh tình trạng quá tải khi số lượng nhân viên tăng đột ngột. Nếu diện tích văn phòng không đủ, doanh nghiệp có thể phải di chuyển trước khi hết hạn hợp đồng. Điều này không chỉ gây tốn kém cho việc thiết lập và di chuyển đến văn phòng mới, mà còn có thể đối mặt với các chi phí phát sinh liên quan đến việc vi phạm hợp đồng hoặc cần tìm kiếm một bên thứ ba để chuyển nhượng hợp đồng.

4. Xem xét các loại chi phí khi thuê

Ngoài hai khoản chi phí cố định là chi phí thuê và chi phí dịch vụ, còn tồn tại các khoản chi phí biến đổi tùy thuộc vào thực tế sử dụng văn phòng, như chi phí điện, nước, giữ xe, phí tăng ca và các khoản chi phí một lần như phí dịch vụ trong quá trình xây dựng văn phòng. Chủ doanh nghiệp cần phải làm rõ tất cả các loại chi phí này để có thể dự tính ngân sách chi trả cho việc thuê văn phòng một cách chính xác nhất.

5. Quan tâm đến đời sống tinh thần của nhân viên

Giá thuê và vị trí văn phòng là những yếu tố quan trọng đối với doanh nghiệp, tuy nhiên, chủ doanh nghiệp cũng cần quan tâm đến không gian làm việc của nhân viên. Thay vì chỉ dựa vào số lượng nhân sự, họ cần xem xét các yếu tố khác như không gian cho phòng họp, khu vực Pantry, và không gian tiếp khách.

Bên cạnh đó, vị trí và không gian văn phòng cũng đóng vai trò quan trọng trong việc xây dựng hình ảnh thương hiệu, cũng như ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc và sự gắn bó của nhân viên. Doanh nghiệp có thể xem xét khoảng cách mà nhân viên phải di chuyển đến nơi làm việc để chọn lựa vị trí văn phòng phù hợp.

6. Đo lại diện tích trước khi tiến hành ký kết hợp đồng

Doanh nghiệp nên kiểm tra lại diện tích thuê trước khi ký hợp đồng vì số tiền thuê thường được tính dựa trên số mét vuông. Một số tòa nhà có thể tính diện tích thuê bằng cách bao gồm cả diện tích sử dụng và diện tích của khu vực vệ sinh chung ngoài diện tích thực sự của không gian thuê. Điều này quan trọng để doanh nghiệp có thể làm rõ trước và tránh mất thêm chi phí cho diện tích không sử dụng.

7. Chọn đối tác thi công nội thất

Công ty nên bắt đầu tìm kiếm đơn vị thi công ngay từ khi cân nhắc về văn phòng mới. Các đơn vị này có thể tạo ra bản layout 2D, giúp bạn hình dung được cách bố trí văn phòng một cách hợp lý theo nhu cầu sử dụng. Họ cũng có thể đánh giá tình trạng hiện tại của văn phòng, giúp bạn có cái nhìn tổng quan về cơ sở vật chất trước khi bắt đầu thi công. Vì vậy, việc lựa chọn đơn vị thiết kế sớm là quan trọng để bạn có đủ thời gian đánh giá và điều chỉnh kế hoạch nếu cần thiết, đặc biệt nếu cơ sở vật chất của tòa nhà không đáp ứng được yêu cầu của bạn.

Đối với khách hàng sử dụng dịch vụ thuê văn phòng của GEMS Office, chúng tôi cũng cung cấp danh sách đối tác chiến lược có kinh nghiệm trong thiết kế nội thất để khách hàng có thể lựa chọn.

8. Kiểm tra kỹ hợp đồng

Trong các hợp đồng thuê, ngoài giá và diện tích, có nhiều điều khoản khác cần chú ý. Bạn cần đọc kỹ hợp đồng hoặc tìm một bên thứ ba để tư vấn và hiểu rõ các điều khoản, bao gồm điều kiện thanh toán, các ràng buộc giữa hai bên, cũng như quyền và nghĩa vụ của mỗi bên. Điều này giúp tránh vi phạm hợp đồng và đảm bảo bảo vệ quyền lợi cho bên thuê.

9. Những điều khoản về thanh toán và tiền tệ

Hầu hết các giá thuê văn phòng thường được báo giá bằng tiền USD. Vì vậy, quý khách cần chú ý đến việc giá thuê văn phòng được xác định trong loại tiền tệ nào và tỷ giá hối đoái hiện tại là bao nhiêu, bởi giá trị tiền tệ có thể thay đổi. Khi ký hợp đồng, quý khách cần biết liệu đơn vị tiền tệ được sử dụng để ký hợp đồng có được quy đổi sang VNĐ và giữ nguyên giá thuê hay có điều chỉnh theo tỷ giá hối đoái không.

10. Lưu ý về yếu tố pháp lý trong hợp đồng thuê

Bên thuê cần rõ vai trò của mình đối với tài sản được thuê, đặc biệt khi bên cho thuê có thể là chủ sở hữu của căn nhà và sau đó lại cho thuê đi.

Trong trường hợp bên cho thuê là chủ sở hữu của tài sản, quý vị cần chú ý đến việc liệu chủ thể ký hợp đồng là cá nhân hay công ty, vì điều này ảnh hưởng đến việc có được khấu trừ 10% thuế VAT hay không. Nếu chủ thể ký hợp đồng là cá nhân, bên thuê cần làm rõ ai sẽ chịu trách nhiệm về thuế VAT và thuế TNDN.

Trong trường hợp bên cho thuê là người thuê và lại cho thuê lại, bên cho thuê cần sự đồng ý từ chủ sở hữu hoặc phải có kinh nghiệm trong lĩnh vực Bất động sản và điều này cần được ghi rõ trong hợp đồng. Bên thuê cũng cần quan tâm đến thời hạn hợp đồng giữa bên cho thuê lại và chủ sở hữu tài sản, đảm bảo rằng thời gian thuê của bạn không bị ảnh hưởng.